Sistem Manajemen Dokumen Elektronik

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp,  dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu.

Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian  dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain.

Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, diharapkan dapat :

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik. 
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya  yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya. 
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik. 
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan. 
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.

Pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan dokumen dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan  beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan.
 

Usulannya secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kerja yaitu:

1. Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server, PC, scanner, hub dll. apabila belum tersedia.
2. Pembangunan dan implementasi aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.
3. Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum tersedia.

karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut :

Capture

Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.

Storage

Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat  teknologi.

Index

Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.

Retrieval

Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.

Access

Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.

Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait. Prosesnya adalah sebagai berikut:

1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau auto feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm. 
2.  Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama customer, no rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan menggunakan template index 
3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software  DMS ; yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya. 
4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS tersebut dapat dihubungkan dengan LAN / Network. 
5. Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen yang diinginkan.

Beberapa keuntungan dari Sistem Manajemen Dokumen Elektronik adalah sebagai berikut:

1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual. 
2. Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dokumen dapat diidentifikasikan secara tepat karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.
3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip yang berbentuk tekstual (kertas dll), Sistem Manajemen Dokumen Elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta dan lain sebagainya.
4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.
5. Pengembangan ke depan. Dapat di akses dengan intranet maupun internet, Dapat di integrasi dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya, dan Database aplikasi dapat dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya seperti Ms SqL, Oracle, MSDE dan lain sebagainya. 

Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya.

Workflow dalam Sistem Manajemen Dokumen Elektronik akan di bahas lebih lanjut dalam postingan berikutnya. klik di sini

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik  memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna  dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.

Terimakasih.

WorkFlow Dalam Aplikasi Manajemen Dokumen Elektronik

Workflow adalah suatu proses kerja/bisnis yang sistematis dimana dokumen atau informasi yang di buat, dialirkan dari satu pihak ke pihak yang lain untuk tindakan lanjutan menurut suatu aturan atau prosedur tertentu yang telah disepakati bersama dalam sebuah organisasi/perusahaan.

Pada umumnya Workflow dalam aplikasi manajemen dokumen elektronik di bangun untuk memudahkan dan mempercepat tibanya dokumen kepada orang-orang yang memiliki kewenangan otorisasi agar dapat segera memberikan persetujuan terhadap dokumen yang akan dipublikasikan. Dalam perjalanannya sebelum dokumen mendapatkan persetujuan dari semua pihak, akan terjadi proses revisi, masukan, reject, cancel dll yang alurnya pun sudah di rancang dalam aplikasi tersebut.

Ada beberapa cara agar pihak yang memiliki kewenangan otorisasi dapat mengetahui apakah dokumen yang akan di approval tersebut sudah sampai kepadanya atau belum (in progress), yaitu dengan adanya notifikasi email dan atau login ke Aplikasi DMS itu sendiri. Dalam pemberian approval juga akan ada due date kapan dokumen jatuh tempo untuk di approve apakah 1 hari atau 1 minggu tergantung rancang bangunnya.

Dengan menggunakan workflow dalam aplikasi manajemen dokumen elektronik, ada beberapa manfaat yang dapat kita peroleh yaitu diantaranya:

1. Kemudahan distribusi dokumen yang akan dipublikasikan untuk disetujui secara elektronik kepada orang-orang yang memiliki kewenangan otorisasi, tidak perlu lagi dokumen di kirim secara manual.
2. Persetujuan atau penolakan dokumen oleh pihak yang terkait dapat segera dilakukan dan diketahui.
3. Tidak tergantung pada waktu dan tempat, bisa kapan dan di mana saja untuk melakukan approval dokumen, jika aplikasi DMS tersebut sudah berbasis web.

Contoh sederhana workflow di suatu perusahaan dalam hal proses klaim biaya pengobatan karyawan, dapat kita lihat di bawah ini:

 Anda dapat melihat proses pembuatan workflow dalam aplikasi DMS pada Demo Movie berikut ini:

Sumber Data Demo Movie Workflow : www.practicalprograms.com

Alih Media Dokumen Elektronik

Pada postingan sebelumnya telah diuraikan secara ringkas mengenai Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (25/06/2011.rev) klik di sini, sekarang kita akan mencoba untuk mengulas apa yang di maksud dengan Alih Media Dokumen Elektronik.

Alih media dokumen elektronik atau biasa juga di sebut dengan scanning digital merupakan suatu proses peralihan dokumen yang semula berbentuk hardcopy berupa kertas  ukuran A4 s.d A0 atau microfilm 16mm/35mm (Roll, Microfiche, Aperture Card) menjadi  bentuk elektronik (Format TIFF, JPEG, PDF, dll) melalui suatu alat Pemindai. Hasil dari konversi ini akan di simpan dalam software DMS tertentu dengan atau tanpa menggunakan fasilitas Search engine (indexing atau OCR).

Ada beberapa  hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan pekerjaan alih media dokumen elektronik, yaitu antara lain:

1. mengetahui bentuk alih media yang akan dikerjakan apakah kertas ke digital atau microfilm ke digital, personil yang akan melakukan pekerjaan, berapa lama waktu pengerjaan, dan perangkat keras yang diperlukan.
2. menggali kebutuhan user, jenis dan jumlah dokumen yang akan dialihmediakan, kualitas dan kepuasan user selaku pemilik dokumen.
3. membuat perencanaan pekerjaan alih media dokumen yang baik.
4. mengetahui kemampuan personil maupun perangkat keras pendukung.
5. memiliki target pencapaian hasil dari jumlah dokumen yang dialihmediakan maupun dari waktu yang telah ditentukan bersama.

Untuk lebih jelasnya langkah-langkah yang perlu dipersiapkan untuk melakukan pekerjaan alih media dokumen elektronik dapat diuraikan sebagai berikut:

•         Kick Of Meeting

ü      Penjelasan proses kerja alih media dari awal sampai akhir

ü      Penentuan personil yang terlibat dalam pekerjaan

ü      Persetujuan User/Pemilik Dokumen

•         Desain Solusi

ü      Survei dokumen [jenis, kondisi, jumlah, dsb]

ü      Prototype hasil akhir yang dibutuhkan

ü   Desain sistem [penentuan indeks, struktur direktori simpan, dsb]

•         Mobilisasi

ü      perangkat keras pendukung layanan alih media

•         Perangkat Keras  (Scanner & PC)

•         Perangkat Lunak ( Software DMS)

ü      personil yang terlibat dalam layanan alih media

•      Koordinator, operator (manual, scan, indexing, quality Control)

•         Dokumentasi Pekerjaan Alih Media Dokumen

ü      Berita Acara Serah Terima Dokumen

ü      Surat Perjanjian

ü      Berita Acara Serah Terima Pekerjaan

URAIAN TUGAS PERSONIL ALIH MEDIA DOKUMEN ELEKTRONIK

Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai proses kerja alih media dokumen elektronik, perlu diketahui tentang tugas dari masing-masing personil yang akan melakukan pekerjaan ini, mengingat satu sama lainnya saling terkait, maka perlu adanya koordinasi yang sangat baik dan terarah untuk dapat mencapai hasil kerja/target yang maksimal dalam hal kualitas dan kepuasan user selaku pemilik dokumen. 

Koordinator

1.    Melakukan Planning, Organizing, Directing, dan Controling.

2.    Melakukan konsultasi dan koordinasi eksternal dengan user

3.  Mengatur pola kerja dan alur kerja secara sistematik sesuai kebutuhan dan kepuasan user

4.  Mengkoordinir jalannya pekerjaan Alih Media dari pola kerja dan alur kerja yang telah disepakati

5.    Menerima dan menyerahkan dokumen dari pihak user

Operator Manual

1.    melakukan pemilahan dan pemilihan dokumen untuk proses scanning

2.    merapihkan kembali dokumen pada akhir pekerjaan

Operator Scan

1.    melakukan proses scanning dokumen

2.  memperbaiki hasil scanning dokumen yang tidak baik agar menjadi lebih baik sesuai dengan keinginan pihak user

Operator Indeks

1.    melakukan proses indeks / input data

2.    menginput field image yang telah discan sesuai kebutuhan dari user

Quality Control [QC]

1.    Mengontrol proses kerja pengerjaan image yang sedang berjalan

2.    Melakukan kontrol hasil pengerjaan dari awal sampai akhir proyek

PROSES ALIH MEDIA DOKUMEN ELEKTRONIK

Proses Kerja Alih Media Dokumen dapat dijabarkan sebagai berikut:

1.                Serah Terima Dokumen kepada Koordinator

• Koordinator menerima dokumen dari user, bersama-sama menghitung jumlah lembar yang akan di scanning, Memastikan  Judul file/map dan kemudian di catat dalam formulir serah terima dokumen yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. 
• apabila ada informasi yang terdapat dalam dokumen tersebut  kurang jelas, maka dapat di catat pada formulir khusus atau dapat langsung ditanyakan kepada user selaku pemilik dokumen. 
• Atas kesepakatan kedua belah pihak, apabila ditemukan dokumen yang kurang jelas untuk di scanning, maka dokumen tersebut dapat digandakan atau di copy sebelum di scanning.

2.                Proses Manual (Pemilahan dan Pemilihan Dokumen)

• Dokumen sudah diperiksa oleh user dan koordinator, diserahkan kepada operator manual untuk mulai memilah dan memilih  dokumen supaya siap di scanning [contohnya melepaskan staples dan memberi tanda untuk mempermudah penyusunan kembali, merapikan dokumen yang terlipat, dan lain-lain]. 
• Setelah dokumen dalam keadaan rapi, dokumen diserahkan kepada operator scan untuk di scanning.

3.                Proses Alih Media Dokumen dan Input Data

• Operator scan menerima dokumen dari operator manual, operator scan memastikan bahwa dokumen sudah siap untuk di scan, focus kerja untuk memperoleh hasil yang bagus untuk image [ketajaman dan kejelasan huruf], view [posisi images] maupun indeks. 
• Setelah proses scan images selesai kemudian  operator indeks memasukkan data field indeks sesuai dengan dokumen terkait dan harus memastikan bahwa indeks diberikan kepada dokumen yang tepat.

4.                Proses Kontrol Kualitas (QC)

• Operator QC memeriksa secara cermat dan teliti hasil kerja operator scan dan indeks, untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan keinginan user, Jika dokumen yang di scan dan di indeks tersebut kurang memuaskan, tetapi masih dapat diterima oleh user berdasarkan batas toleransi yang disepakati. 
• Apabila pada proses scan dan index terjadi kekeliruan, maka operator QC harus mengembalikan kepada operator yang bersangkutan untuk dilakukan perbaikan.

5.                Proses Manual Akhir

• Setelah proses scanning, indeks dan quality control selesai dilakukan, operator manual untuk melakukan penyusunan kembali dokumen sebelum diserahterimakan kembali.

6.                Serah Terima Dokumen dan QC Akhir

• Kontrol kualitas dilakukan kembali dengan pemilik dokumen mengenai jumlah lembar yang di scan. Judul file/map sesuai dengan yang tercatat pada formulir serah terima dokumen. 
• Jika user menemukan hasil scanning dokumen yang kurang jelas dan merasa tidak puas, maka pemilik dokumen dapat meminta untuk di scanning ulang atas persetujuan dari kedua belah pihak. 
• Pemilik dokumen akan memperoleh CD-R / DVD-R atau dalam bentuk eksternal harddisk (Master maupun Back Up).

Dengan penerapan Alih Media Dokumen Elektronik ini manfaat yang dapat kita peroleh adalah mencari dokumen menjadi lebih mudah dan cepat, sebagai BackUp dokumen, keamanan lebih terjamin, Tidak diperlukan ruangan dan lemari penyimpanan dokumen yang besar, Pembagian dan Pendistribusian dokumen  lebih mudah. Serta mudah di integrasi dengan aplikasi yang sudah ada.

Terimakasih.

Demo Movies Aplikasi DMS

Demo Movies Dv TDM
Menjalankan Aplikasi Manajemen Dokumen Elektronik

Download Brosur Software DvTDM, klik di sini 


Sumber Data dari :
http://www.practicalprograms.com

Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik ini bertujuan untuk; menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik; mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik; meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik; mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan;  mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak; mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

anda dapat download UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pada Link di bawah ini:

Undang-undang No.14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. pdf

Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

Undang-Undang No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan nasional.

Penyelenggaraan arsip ini bertujuan: menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

selengkapnya aturan dan ketentuan yang berlaku tentang penyelenggaraan kearsipan nasional yang terdapat pada Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dapat anda download Link di bawah ini:

UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.pdf