Alih Media Dokumen Elektronik

Pada postingan sebelumnya telah diuraikan secara ringkas mengenai Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (25/06/2011.rev) klik di sini, sekarang kita akan mencoba untuk mengulas apa yang di maksud dengan Alih Media Dokumen Elektronik.

Alih media dokumen elektronik atau biasa juga di sebut dengan scanning digital merupakan suatu proses peralihan dokumen yang semula berbentuk hardcopy berupa kertas  ukuran A4 s.d A0 atau microfilm 16mm/35mm (Roll, Microfiche, Aperture Card) menjadi  bentuk elektronik (Format TIFF, JPEG, PDF, dll) melalui suatu alat Pemindai. Hasil dari konversi ini akan di simpan dalam software DMS tertentu dengan atau tanpa menggunakan fasilitas Search engine (indexing atau OCR).

Ada beberapa  hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan pekerjaan alih media dokumen elektronik, yaitu antara lain:

1. mengetahui bentuk alih media yang akan dikerjakan apakah kertas ke digital atau microfilm ke digital, personil yang akan melakukan pekerjaan, berapa lama waktu pengerjaan, dan perangkat keras yang diperlukan.
2. menggali kebutuhan user, jenis dan jumlah dokumen yang akan dialihmediakan, kualitas dan kepuasan user selaku pemilik dokumen.
3. membuat perencanaan pekerjaan alih media dokumen yang baik.
4. mengetahui kemampuan personil maupun perangkat keras pendukung.
5. memiliki target pencapaian hasil dari jumlah dokumen yang dialihmediakan maupun dari waktu yang telah ditentukan bersama.

Untuk lebih jelasnya langkah-langkah yang perlu dipersiapkan untuk melakukan pekerjaan alih media dokumen elektronik dapat diuraikan sebagai berikut:

•         Kick Of Meeting

ü      Penjelasan proses kerja alih media dari awal sampai akhir

ü      Penentuan personil yang terlibat dalam pekerjaan

ü      Persetujuan User/Pemilik Dokumen

•         Desain Solusi

ü      Survei dokumen [jenis, kondisi, jumlah, dsb]

ü      Prototype hasil akhir yang dibutuhkan

ü   Desain sistem [penentuan indeks, struktur direktori simpan, dsb]

•         Mobilisasi

ü      perangkat keras pendukung layanan alih media

•         Perangkat Keras  (Scanner & PC)

•         Perangkat Lunak ( Software DMS)

ü      personil yang terlibat dalam layanan alih media

•      Koordinator, operator (manual, scan, indexing, quality Control)

•         Dokumentasi Pekerjaan Alih Media Dokumen

ü      Berita Acara Serah Terima Dokumen

ü      Surat Perjanjian

ü      Berita Acara Serah Terima Pekerjaan

URAIAN TUGAS PERSONIL ALIH MEDIA DOKUMEN ELEKTRONIK

Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai proses kerja alih media dokumen elektronik, perlu diketahui tentang tugas dari masing-masing personil yang akan melakukan pekerjaan ini, mengingat satu sama lainnya saling terkait, maka perlu adanya koordinasi yang sangat baik dan terarah untuk dapat mencapai hasil kerja/target yang maksimal dalam hal kualitas dan kepuasan user selaku pemilik dokumen. 

Koordinator

1.    Melakukan Planning, Organizing, Directing, dan Controling.

2.    Melakukan konsultasi dan koordinasi eksternal dengan user

3.  Mengatur pola kerja dan alur kerja secara sistematik sesuai kebutuhan dan kepuasan user

4.  Mengkoordinir jalannya pekerjaan Alih Media dari pola kerja dan alur kerja yang telah disepakati

5.    Menerima dan menyerahkan dokumen dari pihak user

Operator Manual

1.    melakukan pemilahan dan pemilihan dokumen untuk proses scanning

2.    merapihkan kembali dokumen pada akhir pekerjaan

Operator Scan

1.    melakukan proses scanning dokumen

2.  memperbaiki hasil scanning dokumen yang tidak baik agar menjadi lebih baik sesuai dengan keinginan pihak user

Operator Indeks

1.    melakukan proses indeks / input data

2.    menginput field image yang telah discan sesuai kebutuhan dari user

Quality Control [QC]

1.    Mengontrol proses kerja pengerjaan image yang sedang berjalan

2.    Melakukan kontrol hasil pengerjaan dari awal sampai akhir proyek

PROSES ALIH MEDIA DOKUMEN ELEKTRONIK

Proses Kerja Alih Media Dokumen dapat dijabarkan sebagai berikut:

1.                Serah Terima Dokumen kepada Koordinator

• Koordinator menerima dokumen dari user, bersama-sama menghitung jumlah lembar yang akan di scanning, Memastikan  Judul file/map dan kemudian di catat dalam formulir serah terima dokumen yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. 
• apabila ada informasi yang terdapat dalam dokumen tersebut  kurang jelas, maka dapat di catat pada formulir khusus atau dapat langsung ditanyakan kepada user selaku pemilik dokumen. 
• Atas kesepakatan kedua belah pihak, apabila ditemukan dokumen yang kurang jelas untuk di scanning, maka dokumen tersebut dapat digandakan atau di copy sebelum di scanning.

2.                Proses Manual (Pemilahan dan Pemilihan Dokumen)

• Dokumen sudah diperiksa oleh user dan koordinator, diserahkan kepada operator manual untuk mulai memilah dan memilih  dokumen supaya siap di scanning [contohnya melepaskan staples dan memberi tanda untuk mempermudah penyusunan kembali, merapikan dokumen yang terlipat, dan lain-lain]. 
• Setelah dokumen dalam keadaan rapi, dokumen diserahkan kepada operator scan untuk di scanning.

3.                Proses Alih Media Dokumen dan Input Data

• Operator scan menerima dokumen dari operator manual, operator scan memastikan bahwa dokumen sudah siap untuk di scan, focus kerja untuk memperoleh hasil yang bagus untuk image [ketajaman dan kejelasan huruf], view [posisi images] maupun indeks. 
• Setelah proses scan images selesai kemudian  operator indeks memasukkan data field indeks sesuai dengan dokumen terkait dan harus memastikan bahwa indeks diberikan kepada dokumen yang tepat.

4.                Proses Kontrol Kualitas (QC)

• Operator QC memeriksa secara cermat dan teliti hasil kerja operator scan dan indeks, untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan keinginan user, Jika dokumen yang di scan dan di indeks tersebut kurang memuaskan, tetapi masih dapat diterima oleh user berdasarkan batas toleransi yang disepakati. 
• Apabila pada proses scan dan index terjadi kekeliruan, maka operator QC harus mengembalikan kepada operator yang bersangkutan untuk dilakukan perbaikan.

5.                Proses Manual Akhir

• Setelah proses scanning, indeks dan quality control selesai dilakukan, operator manual untuk melakukan penyusunan kembali dokumen sebelum diserahterimakan kembali.

6.                Serah Terima Dokumen dan QC Akhir

• Kontrol kualitas dilakukan kembali dengan pemilik dokumen mengenai jumlah lembar yang di scan. Judul file/map sesuai dengan yang tercatat pada formulir serah terima dokumen. 
• Jika user menemukan hasil scanning dokumen yang kurang jelas dan merasa tidak puas, maka pemilik dokumen dapat meminta untuk di scanning ulang atas persetujuan dari kedua belah pihak. 
• Pemilik dokumen akan memperoleh CD-R / DVD-R atau dalam bentuk eksternal harddisk (Master maupun Back Up).

Dengan penerapan Alih Media Dokumen Elektronik ini manfaat yang dapat kita peroleh adalah mencari dokumen menjadi lebih mudah dan cepat, sebagai BackUp dokumen, keamanan lebih terjamin, Tidak diperlukan ruangan dan lemari penyimpanan dokumen yang besar, Pembagian dan Pendistribusian dokumen  lebih mudah. Serta mudah di integrasi dengan aplikasi yang sudah ada.

Terimakasih.