My Official Forum | Members area : Register | Sign in

Rabu, 30 Januari 2013

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp,  dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu.

Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian  dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain.

Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, diharapkan dapat :
  1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik. 
  2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
  3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya  yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya. 
  4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik. 
  5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
  6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan. 
  7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.

Pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan dokumen dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan  beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan.
 
Usulannya secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kerja yaitu:
  1. Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server, PC, scanner, hub dll. apabila belum tersedia.
  2. Pembangunan dan implementasi aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.
  3. Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum tersedia.

karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut :
Capture
Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.
Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat  teknologi.
Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.
Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.

Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait. Prosesnya adalah sebagai berikut:
  1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau auto feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm. 
  2.  Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama customer, no rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan menggunakan template index 
  3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software  DMS ; yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya. 
  4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS tersebut dapat dihubungkan dengan LAN / Network. 
  5. Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen yang diinginkan.
Beberapa keuntungan dari Sistem Manajemen Dokumen Elektronik adalah sebagai berikut:
  1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual. 
  2. Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dokumen dapat diidentifikasikan secara tepat karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.
  3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip yang berbentuk tekstual (kertas dll), Sistem Manajemen Dokumen Elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta dan lain sebagainya.
  4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.
  5. Pengembangan ke depan. Dapat di akses dengan intranet maupun internet, Dapat di integrasi dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya, dan Database aplikasi dapat dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya seperti Ms SqL, Oracle, MSDE dan lain sebagainya. 
Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya.

Workflow dalam Sistem Manajemen Dokumen Elektronik akan di bahas lebih lanjut dalam postingan berikutnya. klik di sini

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik  memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna  dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.
Terimakasih.